Archief    Werkgroep Archief en Digitalisering | Raadpleeg de Boekenlijst | Stukken doneren aan het archief |

Spelregels voor het Doneren van Documenten aan het Archief van de Heemkring

1. Afspraak en beschrijving

• Donaties gebeuren uitsluitend op afspraak met een archiefverantwoordelijke.
  Neem contact op
• Bezorg vooraf een korte beschrijving van de documenten (type, periode, aantal).

2. Eigendom en rechten

• De schenker verklaart eigenaar te zijn van de stukken en draagt deze kosteloos over aan de heemkring.
• Indien van toepassing geeft de schenker toestemming voor reproductie en publicatie.

3. Toestand van de documenten

• Documenten moeten in redelijke staat zijn en vrij van schimmel, vocht of ongedierte.
• De heemkring behoudt zich het recht voor om stukken te weigeren of door te verwijzen.

4. Privacy en gevoelige informatie

• Documenten met persoonsgegevens jonger dan 50 jaar worden niet aanvaard, tenzij er expliciete toestemming is.

5. Verpakking en ordening

• Lever documenten aan in papieren mapjes, niet in ringmappen of plastic hoezen.
• Gebruik stevige archiefdozen.
• Voeg per doos een A4-blad met een korte inhoudsopgave, bijvoorbeeld:
  • 10 kasboeken van 1903 tot 1913
  • 30 foto’s van repetities
  • Affiches van voorstellingen tussen 1904 en 1980

6. Registratie en toegankelijkheid

• Alle stukken worden geïnventariseerd en opgenomen in het archiefregister.
• Ze zijn raadpleegbaar voor leden en onderzoekers, tenzij anders overeengekomen.

7. Schenkingsovereenkomst

• Bij elke donatie wordt een eenvoudige overeenkomst opgesteld waarin de overdracht van eigendom en gebruiksrechten wordt bevestigd.

8. Selectiebeleid

• De heemkring neemt enkel stukken op die relevant zijn voor de lokale geschiedenis.
• Dubbele exemplaren of irrelevante documenten kunnen worden geweigerd.

9. Digitale bestanden

• Indien beschikbaar, zijn digitale kopieën welkom. De heemkring kan ook aanbieden om documenten te scannen.